Subunternehmer & Rechnungen

Für den Subunternehmer ist seine Rechnung, mit der er seine erbrachte Leistung abrechnet, existenziell. Denn seine Rechnungen sichern ihm seine Einkünfte. Aus diesem Grund ist es um so wichtiger, dass bei der Rechnungserstellung möglichst keine Fehler geschehen. In diesem Text lesen Sie deshalb, was Sie als Subunternehmer zum Thema Rechnung wissen müssen. Sie erfahren insbesondere, welche inhaltlichen Voraussetzungen erfüllt sein müssen und warum deren Einhaltung so wichtig ist.

Funktion der Rechnung des Subunternehmers

Die Rechnung des Subunternehmers hat zweierlei Funktionen. Zum einen ist sie wichtig, um die Forderungen des Subunternehmers geltend zu machen und auf diese Weise für sein Einkommen zu sorgen. Deshalb sollte die Abrechnung auch nicht auf die lange Bank geschoben werden. Spätestens sechs Monate nach Erbringung der Leistung muss der Subunternehmer seine Rechnung erstellen. Auf der anderen Seite dient die Rechnung auch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Denn mit einer Rechnung belegt der Subunternehmer seine Einnahmen und umgekehrt der Rechnungsempfänger seine Ausgaben. Wegen der Nachweisfunktion muss der Subunternehmer seine Rechnungen - genauso wie andere Unternehmer auch - unbedingt zehn Jahre aufbewahren. Diese Frist entspricht der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für geschäftliche Dokumente.

Subunternehmer-Rechnung: Inhaltliche Anforderungen

Damit die Rechnung des Subunternehmers als Beleg bzw. Nachweis gegenüber dem Finanzamt gültig ist, muss sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Anderenfalls wird sie von dem Finanzamt nicht anerkannt. Zudem ist der Rechnungsempfänger unter Umständen nicht verpflichtet die Rechnung zu bezahlen, wenn diese nicht korrekt ausgestellt ist. Denn der Empfänger hat einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung. Die Anforderungen regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG). Danach muss die Rechnung des Subunternehmers in der Regel folgende Angaben zwingend enthalten:

Name und Anschrift des Subunternehmers und des Rechnungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Subunternehmers
Ausstellungsdatum der Rechnung
einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
Art und Menge bzw. Umfang der Leistung oder Lieferung
Leistungs- bzw. Liefertermin
nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettobeträge
Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag in Euro oder Angabe zur Umsatzsteuerbefreiung.

Bei Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro genügen regelmäßig folgende Angaben:

Name und Anschrift des Subunternehmers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Art und Menge bzw. Umfang der Leistung oder Lieferung
Bruttoentgelt
Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung

Einzelheiten zum Rechnungsempfänger

Der Subunternehmer stellt seine Rechnung an den Hauptunternehmer und nicht an den ursprünglichen Auftraggeber. Denn der Hauptunternehmer ist der Zahlungsschuldner des Subunternehmers. Der Hauptunternehmer also der ursprüngliche Auftragnehmer rechnet wiederum gegenüber dem Auftraggeber ab. Falls der Auftraggeber nicht zahlt oder zahlungsunfähig ist, hat das auf die Forderung des Subunternehmers keinen Einfluss. Der Hauptunternehmer schuldet dem Subunternehmer trotzdem den Rechnungsbetrag, soweit die Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde. Das heißt auch, dass der Hauptunternehmer im Zweifel in Vorleistung treten muss, soweit er keinen Vorschuss von dem Auftraggeber erhalten hat.

Angaben zur Umsatzsteuer

Ein umsatzsteuerpflichtiger Subunternehmer muss die Umsatzsteuer ordnungsgemäß auf seiner Rechnung ausweisen. Anderenfalls ist der Rechnungsempfänger sogar berechtigt, nur den Nettobetrag zu zahlen, denn sein Recht auf eine korrekte Rechnung erstreckt sich selbstverständlich auch auf die Angaben zur Umsatzsteuer. Da Subunternehmer ihre Rechnungen regelmäßig an andere Unternehmer stellen, ist dieser Punkt besonders wichtig. Ist der andere Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt, wird er im Zweifel besonders besonders penibel auf die Richtigkeit aller Angaben achten, da er sonst Gefahr läuft, die abgezogene Steuer bei einer Steuerprüfung nachzahlen zu müssen. In einem solchen Fall verlangt das Finanzamt sogar noch zusätzlich Zinsen auf die Steuerschuld.

Ist der Subunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 Abs. 1 UStG tätig, berechnet er keine Umsatzsteuer, sondern weist stattdessen auf seiner Rechnung auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hin. So ein Hinweis kann zum Beispiel lauten: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 Abs. 1 UStG.“

Fehler bei der Rechnungsstellung unbedingt vermeiden

Sie sehen, wie wichtig es ist, eine Rechnung fehlerfrei zu erstellen, um einen Geldeingang nicht unnötig zu verzögern oder zu gefährden. Zudem vermeiden Sie neben diesen Unannehmlichkeiten auch zeitraubende Auseinandersetzungen mit dem Rechnungsempfänger, wenn Sie Ihre Rechnung als Subunternehmer von vornherein ordnungsgemäß erstellen. Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Rechnungen alle Anforderungen erfüllen, sollten Sie im Zweifel einen Steuerberater zu Rate ziehen. Der kann Ihnen detaillierte Auskünfte geben und Ihre Rechnungen auf Vollständigkeit überprüfen.